O mundo muda, a comunicação muda com ele

Não tem como falar sobre comunicação sem ponderar sobre as mudanças no mundo corporativo, a eclosão de novas mídias e a necessidade de se manter a credibilidade. Os funcionários estão invariavelmente integrados neste processo, agindo de maneira participativa e exigente, cobrando relações éticas e transparentes. 

Quando uma empresa verifica que o resultado das avaliações de comunicação não foi positivo, ou seja, os objetivos não foram alcançados, e nota uma defasagem no processo, é preciso tomar uma atitude. Em muitos casos, a organização precisa reestruturar sua CI para ter um melhor relacionamento com seu público.

No post de hoje, vamos falar sobre a reestruturação da comunicação interna da Pirelli:

Os Objetivos e Estratégias da Pirelli no projeto de reestruturação foram: identificar as opiniões, percepções e expectativas dos funcionários da Pirelli; planejar a reestruturação completa da Comunicação Interna (CI) com visão estratégica; implantar o programa utilizando técnicas de Relações Públicas para construir a CI com base em redes de relacionamento e reforçando o papel dos veículos internos, além de preparar a equipe da Pirelli para a auto-gestão do programa, após sua implantação.

Foi realizada uma Auditoria de Opinião inicial com uma amostra de 27% dos empregados, para avaliar a comunicação interna e identificar os pontos positivos e negativos, os veículos utilizados, a opinião específica sobre eles e suas expectativas, bem como a cultura interna, o ambiente e seu contexto.

Os resultados apontaram para a baixa eficácia dos canais e alguns pontos negativos, entre outros:

• Falta de Transparência
• Falta de Clareza
• Falta de Agilidade
• Líderes sem perfil de comunicação
• Rádio-peão com muita força em todos os níveis hierárquicos

Em relação aos veículos era predominante a ausência de unidade visual, a falta de segmentação dos assuntos, quadros deteriorados, desorganizados e sem manutenção, notícias antigas e com excesso de texto, além de pouca atratividade visual.

O Planejamento foi desenhado para sanar cada ponto diagnosticado e tornar a CI um processo de abertura de informações, consolidando-a como um elemento vivo na empresa. Foram 4 Pilares Estratégicos de trabalho, cada um com táticas específicas para alcance dos objetivos:

Mudança da Cultura de Comunicação

Desenvolver uma cultura que contribua para os trabalhos de CI, por meio da sensibilização da diretoria; treinamento da liderança sobre a importância da comunicação;

Criação de Processos

Organização para o dia-a-dia da Área, tanto no relacionamento entre áreas, quanto na administração das ferramentas.

  

Adequação da Estrutura da Área de Comunicação Interna

Contratação e capacitação de uma equipe dedicada integralmente ao processo

Melhoria dos Canais

Aperfeiçoamento dos veículos antigos e criação de novos

A implantação das mudanças foi realizada em dois meses e acompanhada de uma forte campanha com o mote “Comunica Pirelli: a Pirelli mais perto de você”. Para avaliar os resultados do projeto, foi realizada uma nova pesquisa, utilizando a mesma metodologia da fase inicial, com uma amostra total de 23%.

A avaliação final comprova o sucesso do Projeto. A Comunicação Interna melhorou para 90% dos empregados e foi considerada positiva para 80% deles, apontando uma melhora de 142% de um período para outro.

Isso mostra que está sempre em tempo de se renovar os ânimos e melhorar a comunicação de uma empresa. É preciso conhecer bem as necessidades de mudança, planejar a implementação e colocar uma pitada de criatividade. O resultado costuma compensar!

As ferramentas de comunicação na sua empresa

Agora você já sabe que para elaborar uma comunicação interna eficiente e que faça diferença na sua empresa é preciso:
1 - Fazer com que a liderança entenda a importância da comunicação interna;
2 - diagnosticar os meios de comunicação existentes;
3 - Organizar o plano de comunicação;
4 - Conhecer a ferramentas para comunicar com eficiência.


Bom, mas que ferramentas utilizar na sua empresa para tornar, de fato, a comunicação eficiente?
A primeira coisa que devemos entender é que cada instituição é única e portanto não existe uma "receita de bolo" igual para todas.
É necessário estudar e, principalmente, entender o que cada organização demanda.
Hoje, vamos falar um pouco de uma ferramenta específica que, em geral, é muito eficiente nas grandes organizações: o Jornal Mural.


O Jornal Mural é uma ferramenta que ajuda a organização a disseminar informações pertinentes no âmbito empresarial e da comunidade, podendo abordar assuntos internos da empresa e também tópicos pertinentes à comunidade, como saúde, higiene, cultura e tantos outros.
Para você que talvez não saiba o que é um jornal mural, fique sabendo: é uma ferramenta que deve ser atualizada periodicamente, trazendo informações relevantes da empresa, como eventos importantes ou conquistas atuais da organização. Nele também pode-se abordar assuntos pertinentes da comunidade onde a empresa está inserida, como cultura (eventos culturais onde os colaboradores podem estar presentes), higiene (em alguns casos é importante falar sobre higiene, já que as vezes a empresa está inserida em um local crítico, em que nem todos saibam/entendam a importância do assunto), saúde (matérias que levem informações pertinentes ao cotidiano do colaborador, podem ser transmitidas para seus familiares e atingirão um público maior do que apenas os funcionários da empresa), entre tantos outros assuntos.


Com base no estudo prévio da organização e da demanda de seus colaboradores, pode-se planejar um jornal mural semanal, quinzenal ou até mesmo mensal, mas, quando essa ferramenta é viável e útil na organização?
O Jornal Mural pode ser aplicado em inúmeras situações e será utilizada em melhores condições se:
1- A empresa for de grande porte;
2- O fluxo de informação na empresa é grande: muita coisa acontece dentro de um curto período;
3- A empresa tem como objetivo atingir um grande número de funcionários em um curto período de tempo.


Para lançar um jornal mural, precisa-se entender o fluxo de colaboradores (entender onde os colaboradores poderiam entrar em contato com essas informações, ou seja, onde o funcionário estaria quando fosse ler o jornal? Que tipo de informação esse colaborador quer encontrar no jornal mural? E a principal pergunta: essas informações são importantes/pertinentes no cotidiano pessoal e profissional desse colaborador?
O jornal mural é uma ferramenta de aproximação da empresa com o colaborador, portanto é veementemente necessário trazer informações verídicas e relevantes.
Lembre-se: quando você sugerir a implantação de um jornal mural na sua empresa, você deve ter todo este background já estudado e pré-estabelecido, dentro de um estudo da sua organização e demanda, caso contrário, essa ferramenta será apenas mais uma fonte de informações sem credibilidade.
É importante focar no estudo e entendimento da organização antes de escolher as ferramentas de comunicação que serão implementadas. Em alguns casos, o jornal mural pode ser de grande utilidade porém, em outros, a intranet ou uma newsletter digital será de muito mais proveito e alcance.


#dica: O estudo de cada organização é essencial para o sucesso na aplicação de uma ferramenta de comunicação!


Fique atento, nos próximos posts falaremos um pouco mais de cada ferramenta de comunicação que poderá ser utilizada pelas organizações com grande sucesso!

Como estruturar a Comunicação Interna em 4, 3, 2, 1...

Parte 1

Agora que vocês já sabem  um pouco mais sobre o que é a comunicação interna e qual a importância da sua atuação em uma organização, resta esclarecermos uma dúvida: como funciona, na prática, a estruturação da área e da política de comunicação interna?

Não existe uma receita de bolo ou regra certa a ser seguida. Cada organização possui as suas particularidades e lidam de formas diferentes com os seus stakeholders. Independente disso, é importante saber como aprimorar a política de comunicação interna ou como implementá-la corretamente, caso a empresa ainda não a possua.

O esquema abaixo o ajudará a entender um pouco mais o passo a passo de como estruturar a comunicação interna dentro das organizações. São 4 passos a serem seguidos:

• Passo 1: Fazer com que a liderança entenda a importância da comunicação interna;
• Passo 2: Diagnosticar os meios de comunicação existentes;
• Passo 3: Dar início ao planejamento de comunicação interna;
• Passo 4: Implementar veículos, ferramentas e campanhas de comunicação apropriadas para a organização.

Passo 1:  Fazer com que a liderança entenda a importância da comunicação interna.

Um dos princípios das Relações Públicas é a Educação. Todas as ações de Relações Públicas devem ter um aspecto educativo e elucidativo, ou seja, propor trabalhos que modifiquem comportamentos, que reavaliem conceitos, que promovam uma boa imagem, mas que, acima de tudo, conduzam as potencialidades da empresa e de seus públicos. É a partir deste princípio que se devem apresentar as Relações Públicas para a alta gestão, como uma área essencial para a empresa, destacando as vantagens e os resultados a serem alcançados a curto, médio e longo prazo.

É importante que a liderança entenda esses highlights da comunicação interna, tendo em vista que eles auxiliam na consolidação da cultura organizacional e dos valores da empresa, de modo que atuam nos estados de motivação, engajamento, criatividade e aumento da produtividade de cada colaborador. Além disso, deve-se especificar que as ações de comunicação interna, na maioria das vezes, requerem um custo benefício para que sejam executas e nem sempre trazem resultados imediatos, por tratar-se de um processo contínuo.

Após feita a “educação” da liderança, seguimos para o Passo 2: Diagnosticar os meios de comunicação existentes.

Mesmo que a empresa não possua uma política de comunicação interna estruturada, há uma dinâmica de comunicação que satisfaz as necessidades pontuais, como por exemplo, o diálogo por email, as conversas paralelas nos corredores, durante as pausas e etc. Aprimorar esse processo de comunicação fará com que os rumores e boatos sejam evitados além de melhorar o clima organizacional.

Antes de qualquer iniciativa, é veementemente indispensável a aplicação de uma pesquisa para verificar a percepção dos colaboradores e a real situação da organização em relação a diversos aspectos, dentre eles: eficácia da comunicação com a liderança e  comunicação lateral; eficácia dos veículos e ferramentas de comunicação existentes; avaliação do grau de envolvimento dos funcionários em campanhas e projetos; entre outras questões que ajudarão, posteriormente, a identificar os pontos fortes e fracos da comunicação interna.

 Agora você já sabe os primeiros passos para dar início à estruturação da comunicação interna dentro de uma organização. Para saber mais sobre esse processo, basta continuar acessando o Blog Veículos & Campanhas para ficar expert no assunto!